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Organiser un espace de bureau ou l'art du space planning

Comment organiser un espace de bureaux ou l’art du Space Planning

Pour certains, se rendre au bureau est une corvée, pour d’autres un plaisir. Même si ce sentiment ne dépend pas uniquement des espaces de travail en eux-même, il sera difficile de prendre du plaisir en se rendant dans un endroit peu chaleureux, peu ergonomique, bruyant, etc. Trouver ce juste équilibre entre le respect de quelques règles de bon sens et une identité d’entreprise attractive peut s’avérer être un véritable défi mais rien d’impossible en respectant certaines recommandations.

L’entreprise et ses employés avant tout

L’aménagement d’un espace de travail doit pouvoir permettre d’identifier une entreprise. Lorsque vous rentrez le soir, vous aimez vous sentir chez vous, dans un logement à votre image. Et bien, c’est la même chose dans une entreprise. Une entreprise dispose de sa propre identité, y compris dans le choix du mobilier, de l’esthétique, du souci du détail, du respect de la santé de ses employés.

Dans une start-up, les différents services ne tiennent souvent pas compte de la hierarchie de celle-ci. Ainsi, le respect de la politique d’entreprise incitera à installer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie. Ceci ne signifie pas pour autant que l’espace peut être organisé en vrac et le travail d’organisation peut même parfois s’avérer très complexe.

Dans d’autres entreprises, au contraire, les espaces doivent impérativement représenter l’organigramme de votre entreprise.

L’essentiel est que chacun puisse s’approprier l’espace de manière naturelle en limitant l’effort d’adaptation au maximum. Un espace doit s’adapter aux occupants et non l’inverse.

Si, par exemple, le département Marketing interagit régulièrement avec le département des Ventes d’une entreprise, il sera incohérent de disposer ces deux équipes à des étages différents ou encore d’un bout à l’autre du bâtiment.

De plus, si la collaboration de tout le monde fait partie de l’ADN d‘une entreprise, des Open Spaces seront inévitables et mettre en place des bureaux cloisonnés sera inadéquat. Toutefois, un Open Space ne signifie pas qu’il n’y a aucune réflexion et qu’il suffit de poser des bureaux entre quatre murs. Diverses contraintes, accoustiques, de luminosité ou encore technologiques, notamment, devront être prises en compte de manière rigoureuse.

Ensuite, personne n’aime travailler dans un environnement neutre. Ainsi, il est essentiel de permettre à chaque personne de pouvoir apporter sa part de personnalisation sans pour autant devoir peindre un mur ou se contenter du changement du fond d’écran de l’ordinateur.

De plus, chaque entreprise dispose de besoins qui lui sont propres en terme de stockage et il convient évidemment d’en tenir compte. Une étude d’Avocats aura des besoins tout à fait différents de ceux d’un cabinet médical. Mais dans les deux cas, le stockage et le classement sont des aspects cruciaux et joue un rôle central dans l’organisation d’un espace. L’espace de stockage doit être considéré dès les premières minutes de reflexion et attendre la fin d’un projet pour en tenir compte peut facilement amener à un espace inadapté ou pire, un espace insuffisant.

Enfin, lors de l’aménagement d’une entreprise, il est essentiel de se positionner dans une dynamique positive. Pour se faire, il est crucial de prévoir la croissance de l’entreprise et ainsi envisager un espace qui sera conforme aux ambitions. Si une entreprise envisage de mettre en place une nouvelle équipe dans les années à venir, il apparait évident qu’une pièce (ou l’espace suffisant) doit être prevue pour les futurs arrivants. Ceci est important afin de permettre aux futurs employés de se sentir chez eux, autant que les “anciens”, ce qui permettra de garder un état d’esprit positif et une motivation sans faille; motivation qui pourrait d’ailleurs s’effriter du côté des anciens employés qui verraient leur espace de travail se réduire petit à petit…

Dans le respect d’un certain bon sens

Le véritable défi d’un space planning efficace est de savoir mettre en application toutes les spécificités d’un projet tout en applicant des règles ergonomiques globales de bon sens.

Premièrement, un zoning efficace est nécessaire. Cela peut sembler évident mais une bonne articulation entre les zones aménagées ainsi qu’un accès visuel aux différents amenagement est très important. De manière tout aussi triviale, l’aménagement doit répondre parfaitement aux besoins en espaces ouverts ou fermés.

Il est rare qu’une entreprise ne nécessite que d’un seul type d’espace. Chaque équipe a souvent besoin d’une organisation spécifique, souvent en raison de contraintes acoustiques. L’équipe de vente aura souvent besoin de bureaux cloisonnés afin de ne pas déranger, lors des nombreux coups de fil à passer, d’autres équipes nécessitant de travailler dans le silence. L’articulation doit être réfléchie afin que les espaces respectent ces contraintes acoustiques tout en gardant une certaine logique et cohésion.

L’acoustique est importante, tout comme la luminosité pour laquelle il conviendra de favoriser de bonnes sources lumineuses, qu’elles soient naturelles ou artificielles. L’orientation de ces sources lumineuses est évidemment essentielle et on évitera de laisser les rayons du soleil se refleter sur les écrans d’ordinateur.

La luminosité passe également par le choix des couleurs. En effet, si un bureau est de couleur blanc vif, dans un environnement blanc, le reflet de la source lumineuse peut provoquer assez facilement des éblouissements pour le moins désagréables.

Même si cela peut paraître évident, l’architecture du batiment doit être respectée et prise en considération. Cela passe par le style architectural du batiment mais aussi, plus basiquement, par le respect des arrivées électriques ou encore du chauffage (qui apprécie d’être contre un chauffage à fond pour pouvoir chauffer les personnes de l’autre bout de la pièce?) ou encore de la climatisation.

Enfin, un bureau doit être en accord avec son temps, voire même anticiper comment nous travaillerons demain. Longtemps les bureaux d’angles semblaient inévitables, pourtant aujourd’hui, ils sont plutot inadaptés si on considère l’espace de travail perdu. La raison : les écrans cathodiques. En effet, ceux-ci avaient leur place dans l’angle de ces bureaux alors qu’aujourd’hui, les écrans plats ont le monopole. L’angle devient donc un espace perdu puisque nous ne travaillons pas dessus non plus, sinon pour stocker des tas de feuilles qui aurait toute sa place dans un casier.

Space Planning, un atout pour l’entreprise

Qu’il soit fait par un professionnel ou non, un Space Planning digne de ce nom offre de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour ses employés. À commencer par améliorer la productivité et le plaisir au travail.

À partir du moment où une entreprise a un bureau, elle devrait indéniablement songer à faire appel à un space planner qui saura maximiser et optimiser le potentiel de l’espace disponible.

Avec un subtil mélange entre rigueur et créativité, chaque bureau peut devenir accueillant.

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